Dann klingelt das Telefon.
Mitten in der Kalkulation fürs große Angebot. Danach wisst ihr nicht mehr, wo ihr wart.
Automatisierung für Dienstleister und Handwerk
Mehr Stunden, die ihr berechnen könnt.
Von der Anfrage über das Angebot bis zur Rechnung: Wir automatisieren die Büroarbeit rund um eure Projekte, damit sie nebenher läuft und eure Leute Zeit für die Arbeit haben, die ihr berechnen könnt. Zuerst im eigenen Betrieb gebaut, gemessen an euren Zahlen.
Sieben Zahlen · Ergebnis sofort · nichts wird gespeichert
Läuft im Hintergrund
> neue Anfrage · Müller Bau · Innenausbau, drei Etagen
✓ eingeordnet · Rückfrage zu den Maßen verschickt
✓ Angebot liegt zur Freigabe bereit
Ihr seid … Wählt eure Branche, die Beispiele auf der Seite passen sich an.
Für alle:45 Std.
weniger Verwaltungsaufwand im Monat · Projektmanagement und Büroabläufe in einem Handwerksbetrieb mit rund 60 Aufträgen monatlich
02 · Erkennt ihr euch wieder?
Die teuersten Stunden in eurem Betrieb stehen auf keiner Rechnung.
Für wen das ist
Für Betriebe, deren Aufträge erst nach einem Gespräch entstehen: Projekte im Handwerk und Bau, Beratung, Kanzleien, Sachverständige, Agenturen und Creator-Managements. Wir nennen das beratungsintensiv. Jedes Angebot wird einzeln erstellt, und niemand unterschreibt, ohne vorher mit euch gesprochen zu haben. Bei Handwerk, Bau und Kanzleien sind das meist Unternehmen ab etwa fünf Millionen Euro Umsatz, bei Agenturen und Managements Teams mit einem festen Strom an Marken- und Kundenanfragen.
Nicht für euch, wenn eure Preise fest in einer Liste stehen und niemand ein Angebot manuell erstellen muss. Dann gibt es bei euch wenig, was wir euch abnehmen könnten.
03 · Was wir bauen
Euer Kopfwissen, gebaut als Prozess.
Die Preisliste, die Excel und die Regeln, die heute nur im Kopf eurer erfahrensten Leute stehen, werden zu einem Ablauf, den das ganze Team nutzen kann. So fangt ihr Ausfallzeiten durch Krankheit oder Fluktuation viel entspannter auf. Von der ersten Anfrage bis zur Rechnung.
Die Regeln legen wir einmal zu Beginn gemeinsam fest. Danach läuft der Ablauf, ohne dass jemand etwas eintippen muss.
Anfragen sortieren
Jede Anfrage wird gelesen, eingeordnet und mit den fehlenden Angaben zurückgefragt, bevor jemand von euch Zeit investiert.
Angebote vorbereiten
Kalkuliert wird nach euren Regeln, nicht nach unseren. Das fertige Angebot liegt als Entwurf zur Freigabe bereit.
Nachfassen
Wer wann nachgefasst werden muss, steht im Kalender, mit einem Entwurf für die Nachricht.
Rechnungen vorbereiten
Stunden, Material und Nachträge aus dem Auftrag landen in der Rechnung, ohne dass jemand sie zusammensucht.
Ausschreibungen prüfen
Jede Ausschreibung wird gelesen, gegen eure Eignung und Kapazität geprüft und mit einer Bid/No-Bid-Empfehlung vorgelegt. Entscheiden tut ihr.
Drei Dinge sind dabei fix
Kein Autoversand.
Jedes Angebot geht erst nach eurer Freigabe raus.
Keine neue Software‑Landschaft.
Der Prozess läuft in den Tools, die ihr schon habt.
Kein Betrieb auf Vorschuss.
Wir halten den Prozess erst dauerhaft im Betrieb, wenn er sich für euch nachweislich rechnet.
04 · Was dearruby anders macht
Wir versprechen keine Effizienz. Wir messen sie, vorher und nachher.
Bevor wir etwas bauen, rechnen wir mit euren Zahlen nach, wie viele Stunden bei euch in Arbeit fließen, die niemand bezahlt. Nicht mit einem Branchenschnitt, sondern mit dem, was ihr selbst eintragt.
Jede Lösung läuft zuerst in Unternehmen, die wir von innen kennen. Dort messen wir, was sie bringt, und erst dann bieten wir sie an.
Nach dem Start messen wir dieselben Zahlen bei euch ein zweites Mal. So seht ihr schwarz auf weiß, was sich verändert hat.
Wir bauen für Menschen, nicht für Prozesslandkarten. Ein Kunde, der drei Tage auf ein Angebot wartet, vergleicht längst mit jemand anderem. Und ein Team, das den neuen Ablauf nicht leichter findet als seinen Zettel, bleibt beim Zettel. Deshalb schauen wir bei jedem Schritt darauf, warum Kunden zusagen und warum Teams mitziehen.
05 · Der Rechner
Was kostet euch heute der Weg von der Anfrage zum Angebot?
Sieben Zahlen, keine E-Mail, Ergebnis sofort. Gerechnet wird nur mit dem, was du selbst einträgst.
erledigt · gerechnet nur mit deinen Zahlen · nichts wird gespeichert oder gesendet
– Std. im Monat
fließen bei euch in Angebote, bevor ein Euro verdient ist.
–
–
Anfragen im Monat auf jede Person, die ein Angebot erstellen kann.
–
Anfragevolumen pro Monat, das auf ein Angebot wartet.
€/h
Drei Maßnahmen für eure Zahlen
Kostenloses Gespräch buchen
Dein Ergebnis geht automatisch mit.
Rechenweg und weitere Szenarien anzeigen
Reine Rechnung
–
Auftragsvolumen, das ihr daraus heute gewinnt, gerechnet mit eurer Trefferquote.
–
Wartezeit
–
Verhältnis von Ist-Zeit zu eurer Zielmarke.
Regler bewegen, um zu sehen, was mehr Anfragen für eure Angebotsstunden bedeuten.
Regler auf 0 heißt: Wir rechnen dir hier nichts vor. Das ist deine Zahl, nicht unsere.
Die Rechnung läuft komplett in deinem Browser. Deine Eingaben werden nicht gespeichert und nicht gesendet.
06 · So kommt ihr hin
Drei Schritte, kein Risiko im ersten.
Der Rechner, sieben Zahlen.
Im Rechner trägst du eure eigenen Werte ein, eine E-Mail braucht es nicht. Am Ende siehst du, was euch der Weg von der Anfrage zum Angebot kostet. Lohnt sich eine Optimierung, sprechen wir ausführlich darüber.
Die Einschätzung, 30 Minuten.
Ihr geht mit einer konkreten Aussage raus: was bei euch automatisierbar ist, was es bringt und was nicht.
Der Pilot zum Festpreis.
Danach bekommt ihr unser Angebot mit Problem, Lösung, Ergebnis und Preis. Umgesetzt wird in Wochen, gemessen wird vorher und nachher.
Ja, auch unser eigenes Angebot kommt schnell. Alles andere wäre peinlich.
- Dauer Pilot in Wochen live
- Preis Festpreis, vor Start vereinbart.
- Datenschutz Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO
- Kapazität Wir nehmen pro Quartal Pilotkunden zum Referenzpreis
07 · Wer das baut
Aus der Praxis gebaut und erprobt.
Hinter dearruby steht Manu Waskey. Sie ist Geschäftsführerin des Familienbetriebs Riegobus, hat Wirtschaftspsychologie studiert und neun Jahre in Marketing und Vertrieb gearbeitet. Die Abläufe, die wir bauen, hat sie zuerst im eigenen Betrieb gebraucht, als in ihrer Elternzeit Anfragen liegen blieben.
Wir verkaufen selbst Investitionsgüter, die niemand ohne Beratung kauft. Das Gespräch mit dem Kunden werden wir nie wegautomatisieren, und das wollen wir auch nicht. Geändert haben wir alles drumherum: die Anfrage, die tagelang liegen blieb, den Freitag, der komplett im Büro verschwand, und das Angebot, das nur rausging, wenn eine bestimmte Person am Schreibtisch saß.
Diese Abläufe kennen wir also aus dem eigenen Betrieb, nicht aus einem Workshop. Unser Team bringt Erfahrung aus Handwerk, Handel, Personaldienstleistung und Konzern mit. Damit sitzen bei uns beide Seiten am Tisch: die Leute, die einen Prozess kennen, und die, die ihn bauen. Genau an dieser Übersetzung scheitern die meisten Automatisierungen.
Eigene Betriebe, hier gebaut und gemessen
RiegobusSattlerei Waskey
Stationen unseres Teams
Deutsche BahnHays
08 · Erstes Gespräch
Lasst uns einen eurer Prozesse anschauen.
Ihr zeigt uns in 30 Minuten, wo es hakt, und wir sagen euch, was wir sehen. Oft ist schon ein Tipp dabei, den ihr ohne uns umsetzen könnt. Lohnt sich ein Projekt nicht, sagen wir das im Gespräch. Lohnt es sich, bekommt ihr danach ein Angebot.
Termin direkt wählen, ohne Formular vorab. Kostenlos und unverbindlich.
Terminbuchung über Calendly · Datenschutz
Lieber per Mail? hallo@dearruby.de · Antwort innerhalb von einem Werktag